Τι είναι το Zoho Books?

Το Zoho Books είναι ένα έξυπνο λογιστικό πρόγραμμα σχεδιασμένο για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις έτσι ώστε να ελέγχουν τα οικονομικά τους. Είναι πάρα πολύ εύκολο στην χρήση του, απλό και ικανό να σας βοηθήσει να πάρετε έξυπνες αποφάσεις βασισμένες στα οικονομικά δεδομένα της επιχείρησης σας. Είναι επίσης το προϊόν μιας εταιρείας με πάρα πολύ καλή φήμη στον τομέα των λογισμικών. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για υποστήριξη αλλά ούτε και για την ασφάλεια των δεδομένων σας.

Με το Zoho Books μπορείτε να στείλετε επαγγελματικά τιμολόγια στους πελάτες σας και να ξεκινήσετε να λαμβάνετε διαδικτυακές πληρωμές από αυτούς μέσω του ιδίου συστήματος. Είναι γρήγορο, δυνατό, βολικό και βοηθάει να αποκτήσετε τον έλεγχο των οικονομικών της μικρής σας επιχείρησης.

Για αυτό το σκοπό αυτό μπορείτε να βασιστείτε σε λειτουργίες όπως αναφορές για cash flow, P&L, υπόλοιπο και πολλά άλλα. Το λογισμικό είναι πάρα πολύ εύκολο για την χρήση από ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων χωρίς εξειδικευμένες γνώσεις για λογιστικά.

Το Zoho Books έχει πάρα πολύ ωραίο σχεδιασμό με μεγάλη προσοχή στην κάθε λεπτομέρεια και λειτουργία. Όλες οι λειτουργίες του είναι κατανεμημένες με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι πολύ εύκολη η πρόσβαση στην κάθε λειτουργία από τους χρήστες. Σε γενικές γραμμές όλα τα προϊόντα της Zoho είναι πάρα πολύ εύκολα στην χρήση ακόμη και από αρχάριους.

Τιμολόγηση

Το Zoho Books είναι από τα πιο οικονομικά λογιστικά προγράμματα στην κλάση του, αν αναλογιστούμε τις λειτουργίες που προσφέρει για αυτή την τιμή όπως καταγραφή και χρέωση χρόνου εργασίας, καταγραφή εμπορευμάτων, διαχείριση πρότζεκτ, καταγραφή εξόδων και εσόδων και πολλά άλλα.

Υπάρχουν 3 πλάνα διαθέσιμα. Βασικό, Κανονικό και Επαγγελματικό αλλά και ορισμένα έξτρα τα οποία μπορείτε να προσθέσετε στο πλάνο σας για μια έξτρα χρέωση. Μπορείτε να αγοράσετε μηνιαία συνδρομή αλλά εάν αγοράσετε χρονιαία συνδρομή προσφέρεται έκπτωση. 

Το βασικό πλάνο κοστίζει 9 ευρώ τον μήνα ή 90 ευρώ τον χρόνο και μπορούν να το χρησιμοποιούν 2 χρήστες, εσείς και ο λογιστής σας. Μπορείτε να έχετε μέχρι 50 επαφές και να δημιουργήσετε μέχρι 5 αυτοματοποιημένες ροές εργασίας. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να εκδώσετε τιμολόγια, να δημιουργήσετε πρότζεκτ, να καταγράψετε τα έξοδα σας και διάφορα άλλα. 

Το κανονικό πλάνο, κοστίζει 19 ευρώ τον μήνα ή 190 ευρώ τον χρόνο και μπορούν να το χρησιμοποιούν 3 χρήστες, εσείς, ο λογιστής σας και ακόμη ένας. Μπορείτε να έχετε μέχρι 500 επαφές και 10 αυτοματοποιημένες ροές εργασίας. Περιλαμβάνει όλες τις βασικές λειτουργίες του βασικού πλάνου και σας επιτρέπει επίσης να βάζετε ετικέτες στις συναλλαγές σας, να διαχειρίζεστε τους προμηθευτές σας και να παρακολουθείτε μηνιαίους λογαριασμούς που πρέπει να πληρωθούν.

Το επαγγελματικό πλάνο κοστίζει 29 ευρώ τον μήνα ή 290 ευρώ τον χρόνο και μπορούν να το κάνουν χρήση 10 χρήστες. Μπορείτε να έχετε απεριόριστο αριθμό επαφών και όπως στο βασικό πλάνο μπορείτε να δημιουργήσετε 10 αυτοματοποιημένες ροές εργασίας. Σαν έξτρα λειτουργίες από το βασικό πλάνο έχει λειτουργία καταγραφής εμπορευμάτων, την επιλογή να δημιουργείτε πωλητήρια έγγραφα και να δημιουργήσετε το δικό σας πορταλ όπου οι πελάτες σας μπορούν να δουν τα τιμολόγια τους.

Οι έξτρα χρήστες κοστίζουν, 2 ευρώ ο ένας τον μήνα ή 20 εάν πληρώσετε με χρονιαία συνδρομή.

Το Snail mail κοστίζει 2 ευρώ για κάθε μονάδα. Αντί να τυπώνετε τα τιμολόγια σας και να τα ταχυδρομείτε στους πελάτες σας μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία του Zoho. Το Zoho μπορεί να το κάνει αυτό για εσάς.

Η υπηρεσία auto scan κοστίζει 5 ευρώ το μήνα ή 50 ευρώ τον χρόνο εάν πληρώνετε χρονιαία και σας επιτρέπει 50 σκαναρίσματα τον μήνα. Όταν μεταφορτώνεται τιμολόγια ή αποδείξεις στο Zoho Books, το σύστημα τα σκανάρει αυτομάτως και εξάγει τις πληροφορίες από το έγγραφο και δημιουργεί νέες συναλλαγές εξοικονομώντας σας χρόνο στην καταχώρηση των συναλλαγών.

Σε γενικές γραμμές η τιμολόγηση είναι πολύ ανταγωνιστική με άλλες παρόμοιες υπηρεσίες. 

Πλεονεκτήματα 

  • Προσιτό στην τιμή
  • Εξαιρετικό λειτουργικό σύστημα
  • Πολλαπλές επιλογές πληρωμών
  • Διαχείριση εγγράφων
  • Πολλαπλές επιλογές υποστήριξης πελατών
  • Εφαρμογές για κινητές συσκευές
  • Εφαρμογή καταγραφής χρόνου εργασίας

Μειονεκτήματα 

  • Ο χρόνος εργασίας πρέπει να συνδεθεί με ένα πρότζεκτ

Λειτουργίες

Το Zoho Books μπορεί να είναι μια οικονομική λύση, αλλά αυτό δεν το κάνει κατώτερο από άλλα προγράμματα. Εάν δείτε όλες του τις λειτουργίες θα καταλάβετε ότι έχει μια πάρα πολύ μεγάλη γκάμα από αυτές και μερικές άλλες εξαιρετικές επιλογές που μπορείτε να βρείτε μόνο στο Zoho. Αυτό συμπεριλαμβάνει εκτίμηση τιμολογίων, πλήρες καταγραφή εξόδων, πλήρες καταγραφή λογαριασμών, παρακολούθηση τραπεζικών συναλλαγών, διαχείριση πρότζεκτ, αλλά και να βλέπετε την κατάσταση της αποθήκης σας.

Εντολή πώλησης, εντολή αγοράς, αναφορές για ΦΠΑ, διαδικτυακές πληρωμές είναι όλα στην πλατφόρμα του Zoho Books. 

Το Zoho Books έχει διαθέσιμες εφαρμογές στο iOS, Android και Windows. Παρομοίως μπορείτε να συνδέσετε την πλατφόρμα με άλλες εφαρμογές όπως PayPal, Square, Stripe και άλλες.

Καταγραφή εμπορευμάτων

Κάνοντας κλικ στην κατηγορία “items” θα δείτε τρεις επιλογές. Η σελίδα “items” είναι εκεί όπου μπορείτε να βρείτε τις επιλογές για την καταγραφή των εμπορευμάτων και να δημιουργήσετε μια καταχώρηση.

Η σελίδα “price list” θα σας δείξει όλες τις ειδικές τιμές, μια λειτουργία που είναι πολύ χρήσιμη εάν κάνετε εκπτώσεις ή προσφορές. Μέσω της σελίδας “inventory stock adjustment” μπορείτε να παρακολουθήσετε τις αλλαγές στην ποσότητα των εμπορευμάτων που δεν χρειάζονται τιμολόγηση, π χ ελαττωματικά προϊόντα.

Καταγραφή χρόνου

Η λειτουργία “time tracking” αποτελείται από τις επιλογές “project” και  “timesheet.” Στην σελίδα “project” μπορείτε να δημιουργήσετε ένα καινούργιο προτζεκτ. Επίσης μπορείτε να δείτε τις λεπτομέρειες, τα καθήκοντα και τον καταγεγραμμένο χρόνο που ξοδέψατε για το συγκεκριμένο πρότζεκτ.

Η επιλογή “Timesheet” σας επιτρέπει να καταγράψετε σε ένα ημερολόγιο όλες τις ώρες που ξοδέψατε για ένα συγκεκριμένο πρότζεκτ την ημέρα ή την εβδομάδα. 

Μπορείτε να καταγράψετε τον χρόνο σας μέσω ενός χρονομετρητή τον οποίο θα βρείτε στην πλατφόρμα ή μπορείτε να τον εγκαταστήσετε στον περιηγητή σας για πιο εύκολη πρόσβαση.

Φιλικότητα προς τον χρήστη

Μπορείτε να κάνετε μια δωρεάν εγγραφή για 14 ημέρες στο Zoho Books και να καταχωρήσετε τα στοιχεία σύνδεσης, το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, τα στοιχεία της εταιρείας σας, την τοποθεσία σας και την φορολογική σας ταυτότητα ή τα στοιχεία του ΦΠΑ σας εάν έχετε.

Η πλοήγηση στις λειτουργίες του λογισμικού γίνεται πάρα πολύ εύκολα από ένα μενού στα αριστερά. Είναι πάρα πολύ εύκολο στην χρήση και μπορεί ακόμη και ένας αρχάριος να το χρησιμοποιήσει.

Υποστήριξη

Το Zoho Books έρχεται μαζί με δωρεάν υποστήριξη πελατών 24 ώρες το 24ωρο 5 ημέρες την εβδομάδα. Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί τους μέσω email ή live chat. Εάν δεν καταφέρετε να επικοινωνήσετε μαζί τους μέσω των πιο πάνω καναλιών μπορείτε πολύ απλά να τους πάρετε τηλέφωνο.

Τι προβλήματα θα μου λύσει το  Zoho Books; 

Πολλές επιχειρήσεις έχουν προβλήματα στις πωλήσεις και στην σωστή αρχειοθέτηση τιμολογίων και στην καταγραφή ιστορικού συναλλαγών με κάθε πελάτη. Αυτό μειώνει την παραγωγικότητα και τις πωλήσεις. Οι πωλητές οι οποίοι είναι εξοπλισμένοι με δεδομένα για τις αγορές κάθε πελάτη μπορούν να πουλήσουν περισσότερα και εξυπνότερα. Αυτό μπορείτε να το πετύχετε πολύ εύκολα με το Zoho books και το Zoho CRM.

Επίσης μπορείτε ανα πάσα στιγμή να δείτε την οικονομική κατάσταση της εταιρείας σας και το στοκ εμπορευμάτων που έχετε, απλήρωτους λογαριασμούς, απλήρωτα τιμολόγια από τους προμηθευτές σας και πολλά άλλα.

 Σε τελικές γραμμές…

Το Zoho Books είναι κατάλληλο για μια μεγάλη γκάμα επιχειρήσεων. Μπορεί ακόμη και ένας αυτοεργοδοτούμενος να το χρησιμοποιήσει, χωρίς να έχει εξειδικευμένες γνώσεις λογιστικών, αλλά έχει και εξειδικευμένες λειτουργίες που είναι απαραίτητες για την χρήση του από πιο μεγάλες επιχειρήσεις.