Το Google Sheets είναι ένα πάρα πολύ ισχυρό εργαλείο το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για σχεδόν οποιαδήποτε εργασία χρειάζεται υπολογισμούς, από ψηφιακό μάρκετινγκ μέχρι λογιστικά. Αν προγραμματίζετε τα προσωπικά οικονομικά σας, ή ένα μεγάλο πρότζεκτ, η χρήση ενός υπολογιστικού φύλλου μπορεί να σας βοηθήσει πάρα πολύ.

Παρόλο που το MS Excel είναι αρκετά δημοφιλές και αρκετά καλό, εγώ προσωπικά βρίσκω καλύτερο το Google Sheets λόγω του ότι έχει λειτουργίες που δεν μπορούν να βρεθούν σε άλλες παρόμοιες εφαρμογές αλλά και για την ευκολία χρήσης και το κομψό σχεδιασμό της εφαρμογής.

Τι είναι το Google Sheets;

Το Google Sheets είναι μια εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων η οποία προσφέρεται δωρεάν από το Google σε συνδυασμό με το Google Docs και το Google Drive αλλά και άλλες εφαρμογές για επιχειρήσεις τις οποίες θα εξετάσουμε σε μεταγενέστερα άρθρα.

Μοιάζει με αρκετά άλλα παρόμοια λογισμικά, αλλά είναι ίσως το καλύτερο λόγω του ότι φιλοξενείται στο cloud και προσφέρει αρκετές περισσότερες λειτουργίες από τα κοινά λογισμικά υπολογιστικών φύλλων. Μερικά από τα πλεονεκτήματα του είναι τα εξής: 

  • Φιλοξενείται στο cloud του Google, δηλαδή μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα αρχεία σας από οποιαδήποτε συσκευή.
  • Υπάρχουν εφαρμογές για iOS και Android.
  • Είναι εντελώς δωρεάν σε αντίθεση με τα περισσότερα άλλα ανταγωνιστικά λογισμικά.
  • Έχει ακριβώς τις ίδιες λειτουργίες με το Excel.
  • Μπορείτε να εγκαταστήσετε πρόσθετα έτσι ώστε να έχετε κάποιες εξειδικευμένες λειτουργίες.

Ορισμένοι μπορεί να νομίουν ότι είναι μια “ελαφρύτερη” έκδοση του Excel, αλλά δεν είναι. Είναι μια εφαρμογή με όλες ή και περισσότερες λειτουργίες από το Microsoft Excel και προσφέρεται και εντελώς δωρεάν σε αντίθεση με το λογισμικό της MIcrosoft.

Οι περισσότερες εταιρείες προτιμάνε το λογισμικό Excel, αλλά για ιδιώτες ή πάρα πολύ μικρές επιχειρήσεις όπου και το τελευταίο σεντ είναι σημαντικό ίσως είναι κάπως ακριβό το λογισμικό της Microsoft. Εξάλλου αν δεν χρησιμοποιείτε συχνά υπολογιστικά φύλλα ή δεν χρειάζεστε εξειδικευμένες λύσεις, τότε το Google Docs είναι η καταλληλότερη επιλογή για εσάς.

Λήψη εφαρμογής

Πως συγκρίνεται με το Microsoft Excel;

Το Google Sheets δουλεύει σχεδόν με τον ίδιο τρόπο με το  Microsoft Excel και τα έγγραφα τα οποία δημιουργούνται στο ένα λογισμικό είναι απόλυτα συμβατά και με το άλλο ανεξαρτήτως που δημιουργήθηκαν πρώτα. Αν θέλετε να μεταφέρετε έγγραφα από το Google Sheets στο Microsoft Excel ή και το αντίστροφο μπορείτε να το κάνετε με πάρα πολλή ευκολία.

Οι περισσότερες λειτουργίες του Excel υπάρχουν και στο Google Sheets. Όσοι είναι εξοικειωμένοι με το Microsoft Excel διαβάζοντας το άρθρο αυτό θα καταλάβουν ότι είναι σχεδόν οι ίδιες η οδηγίες χρήσης των 2 λογισμικών. Ένα αρκετά μεγάλο μειονέκτημα του Google Sheets είναι ότι είναι περιορισμένα στα 2 εκατομμύρια τα κελιά του. Παρόλα αυτά έχει αρκετά πλεονεκτήματα όπως:

  • Είναι δωρεάν σε αντίθεση με το Excel.
  • Φιλοξενείται στο cloud και όλη σας η δουλειά αποθηκεύεται αυτόματα και συγχρονίζεται με όλες τις συνδεδεμένες συσκευές.
  • Είναι φτιαγμένο για συνεργασία από απόσταση. Το λογισμικό σχεδιάστηκε ειδικά για συνεργασία από οποιαδήποτε συσκευή.

Το Google Sheets είναι σχεδιασμένο για χρήση με σύνδεση μέσω διαδικτύου σε αντιθεση με το Excel, αλλά αν θέλετε μπορείτε να κατεβάσετε τα υπολογιστικά φύλλα και να εργαστείτε χωρίς σύνδεση ή να κάνετε την εργασία σας χωρίς συνδεσή και μετά να συγχρονιστούν με το cloud.

Γιατί να χρησιμοποιήσω το Google Sheets;

  • Είναι δωρεάν.
  • Είναι τέλειο για συνεργασία μέχρι και 100 ατόμων.
  • Είναι πάρα πολύ ευκολόχρηστο.
  • Έχει αρκετές λειτουργίες οι οποίες είναι ιδανικές για αρκετά περίπλοκες εργασίες.

Η δύναμη του Cloud

Το Google Sheets είναι ένα λογισμικό το οποίο φιλοξενείται στο cloud. Αυτό σημαίνει ότι όλα τα υπολογιστικά σας φύλλα αποθηκεύονται σε ένα διακομιστή και μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά από οποιαδήποτε συσκευή η οποία είναι συνδεδεμένη στο λογαριασμό σας ή ακόμη μπορείτε να προσθέσετε και άλλους χρήστες έτσι ώστε να έχουν πρόσβαση από άλλους λογαριασμούς.

Μπορείτε αν θέλετε να ξεκινησετε την εργασία σας σε ένα υπολογιστικό φύλλο από τον φορητό υπολογιστή σας και να συνεχίσετε την εργασία σας στο σπίτι από τον επιτραπέζιο υπολογιστή σας και να προσθέσετε τις τελευταίες λεπτομέρειες από το κινητό σας τηλέφωνο.

Επίσης αν έχετε ομάδα η οποία δουλεύει πάνω σε ένα συγκεκριμένο υπολογιστικό φύλλο μπορουν να εργαστούν όλοι πάνω σε αυτό ταυτόχρονα από οποιαδήποτε συσκευή κάνοντας την συνεργασία παιχνιδάκι.

Ασφάλεια εργασίας

Όλοι μας σε κάποια στιγμή έχουμε χύσει καφέ πάνω στο πληκτρολόγιο μας, και κατα συνέπεια αυτού χάθηκε όλη μας η δουλειά. Λόγω του ότι τα υπολογιστικά φύλλα τα οποία δημιουργούνται στο Excel αποθηκεύονται στο τοπικό αποθηκευτικό χώρο του ηλεκτρονικού σας υπολογιστή αν χαλάσει ο υπολογιστής σας θα χαθεί και η δουλειά σας.

Λόγω του ότι τα Google Sheets φιλοξενούνται στο cloud, οι αλλαγές σε ένα υπολογιστικό φύλλο αποθηκεύονται αυτόματα και έτσι δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τυχόν προβλήματα τα οποία μπορεί να παρουσιάσει ο ηλεκτρονικός σας υπολογιστής.

Εκφραστικές απεικονίσεις δεδομένων

Όλοι όσοι έχουν δημιουργήσει παρουσιάσεις με δεδομένα ξέρουν την δύναμη της απεικόνισης των δεδομένων με γραφικά ή εικόνες. Αρκετός κόσμος βρίσκει δύσκολο να κατανοήσει τις πληροφορίες οι οποίες βρίσκονται σε ένα υπολογιστικό φύλλο.

Γι Αυτό όλα τα λογισμικά υπολογιστικών φύλλων πρέπει να έχουν εργαλεία έτσι ώστε να μπορείτε να οπτικοποιήσετε τα δεδομένα τα οποία βρίσκονται στο υπολογιστικό φύλλο. Το Google Sheets έχει όλα τα εργαλεία τα οποία μπορεί να χρειαστείτε για την οπτικοποίηση των δεδομένων σας.

Με λίγα κλικ μπορείτε να μετατρέψετε τα δεδομένα σας σε δυναμικές παρουσιάσεις οι οποίες περιέχουν όλα τα δεδομένα σε ένα γραφικό και κατα συνέπεια αυτοί που το βλέπουν να καταλάβουν περί τίνος πρόκειται αμέσως χωρίς να κουράζονται να διαβάζουν με προσοχή τα δεδομένα. Το μόνο που θα πρέπει να κάνουν είναι να δουν την παρουσίαση σας.

Προσθετα

Το Google Sheets σας δίνει πρόσβαση σε εκατοντάδες από διαθέσιμα πρόσθετα τα οποία είναι αρκετά χρήσιμα εργαλεία τα οποία μπορούν να σας βοηθήσουν να αυτοματοποιήσετε αρκετές από τις εργασίες σας. Μερικά από αυτά είναι τα πιο κάτω.

  • Import.io : εισάγει δεδομενα από ιστοσελίδες σε υπολογιστικά φύλλα και είναι απόλυτα συμβατό με το Google Sheets.
  • Blockspring : συνδέεται με διάφορα APIs έτσι ώστε να μπορείτε να εισάγετε και να αναλύετε διάφορα δεδομένα.
  • Knoema DataFinder : μπορεί να εισάγει διάφορα δεδομένα από διάφορες κυβερνητικές υπηρεσίες έτσι ώστε να μπορούν οι χρήστες του να τα οπτικοποιήσουν. 
  • autoCrat : δημιουργεί αυτόματα πανέμορφα PDFs από τα υπολογιστικά σας φύλλα.
  • Google Analytics : μπορείτε να εισάγετε τα στοιχεία από τις καμπάνιες σας για να τα αναλύσετε αλλα και να τα οπτικοποιήσετε.

Αν θέλετε να βρείτε περισσότερα πρόσθετα για το Google Sheets μπορείτε να ψάξετε στο G Suite Marketplace.

Ξεκινώντας με τα Google Sheets

Το λογισμικό είναι πάρα πολύ εύκολο στη χρήση του και έχει ένα αρκετά απλό πίνακα εργασιών όπου μπορείτε να βρείτε πανεύκολα όλες τις λειτουργίες του λογισμικού. Για να δημιουργήσετε ένα απλό υπολογιστικό φύλλο το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας και να ξεκινήσετε να δουλεύετε.

Εργασία μέσω διαδικτύου

Τα Google Sheets μπορούν να κοινοποιηθούν και να τροποποιηθούν από οπουδήποτε μπορείτε να συνδεθείτε στο διαδίκτυο, κάνοντας το λογισμικό ιδανικό για συναδέλφους οι οποίοι πρέπει να συνεργαστούν αλλά δεν μπορούν να συναντηθούν.

Εργασία χωρίς σύνδεση στο διαδίκτυο

Στα υπολογιστικά φύλλα μπορείτε να εργαστείτε ακόμη και αν δεν έχετε σύνδεση στο διαδίκτυο, ακόμη και από το κινητό σας τηλέφωνο. Το αρχείο το οποίο βρίσκεται στο cloud θα ενημερωθεί αμέσως μόλις συνδεθείτε στο διαδίκτυο.

Λειτουργίες των Google Sheets

Ο σχεδιασμός του πίνακα ελέγχου των Google Sheets είναι αρκετά ευκολόχρηστος και αρκετά παρόμοιος με τις υπόλοιπες εφαρμογές όπως για παράδειγμα τα Google Docs. Όπως και το Excel, τα Sheets επιτρέπουν στους χρήστες να διαχειρίζονται πολλαπλά φύλλα από το ίδιο παράθυρο, εναλλάσοντας τα από το κάτω μέρος της οθόνης. Παρόλο που κάποιος εντελώς αρχάριος θα χρειαστεί αρκετό καιρό να μάθει όλες τις λειτουργίες τους, το λογισμικό το κάνει αρκετά εύκολο.

Εισαγωγή δεδομένων

Το γέμισμα των κελιών με δεδομένα είναι αρκετά εύκολο. Απλά κάντε κλικ πάνω σε ένα κελί και ξεκινήστε να γράφετε. Αν θέλετε μπορείτε να μετακινηθείτε από το ένα κελί στο άλλο (προς τα κάτω) πατώντας “enter”.  

Αν θέλετε να μετακινηθείτε προς τα δεξιά απλά πατήστε “tab”. Αν θέλετε να μετακινηθείτε ελεύθερα από το ένα κελί στο άλλο προς οποιαδήποτε κατεύθυνση τότε μπορείτε να το κάνετε με την χρήση των τόξων που βρισκονται στο πληκτρολόγιο σας.

Αν έχετε πάρα πολλά δεδομένα, τοτε θα ήταν καλύτερα να τα εισάγετε αντί να τα πληκτρολογήσετε έτσι ώστε να εξοικονομήσετε χρόνο. Μπορείτε να κάνετε “copy-paste” ή να τα εισάγετε. 

Για να εισάγετε δεδομένα από ένα συμβατό τύπο αρχείων πρέπει να πατήσετε την επιλογή από το μενού “αρχείο” και μετά “εισαγωγή”. Όταν πατήσετε την επιλογή εισαγωγή τότε θα μπορείτε να επιλέξετε και το αρχείο έτσι ώστε να εισαχθούν τα δεδομένα.

Μορφή

Τα Google Sheets σας επιτρέπουν να τροποποιήσετε την μορφή του κειμένου σας όπως εσείς θέλετε. Μπορείτε να αλλάξετε χρώμα, μέγεθος γραμματοσειράς και πολλά άλλα πατώντας την επιλογή “μορφή” από το κυρίως μενού του λογισμικού.

Λήψη

Τα υπολογιστικά φύλλα του Google σας επιτρέπουν να εξάγεται και να κάνετε λήψη του υπολογιστικού σας φύλου σε διάφορες μορφές αρχείου όπως Microsoft excel (.xlsx), PDF document (.pdf), .csv, .zip και αρκετές άλλες μορφές.

Αποστολή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Αν θέλετε μπορείτε να στείλετε το υπολογιστικό σας φύλλο σαν επισυναπτόμενο αρχείο σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χωρίς να το κατεβάσετε στον ηλεκτρονικό σας υπολογιστή. Απλά πατήστε στην επιλογή “αρχείο”, μετά επιλέξτε “ηλεκτρονικό ταχυδρομείο” και μετά αποστολή σαν συνημμένο.

Σύνδεση με Google Docs

Μπορείτε να εισάγετε απευθείας δεδομένα από το Google Sheets σε ένα έγγραφο Google Docs και ταυτόχρονα να ενημερώνετε το έγγραφο με οποιεσδήποτε αλλαγές κάνετε στο Google Sheets χωρίς να χρειαστεί να ξανα εισάγετε οτιδήποτε πληροφορίες ή δεδομένα στο έγγραφο.

Προστασία δεδομένων

Ορισμένες φορές κάποια από τα δεδομένα τα οποία βρίσκονται σε ένα υπολογιστικό φύλλο πρέπει να προστατευτούν. Μπορείτε να προστατέψετε στήλες ή ακόμη και ολόκληρο το υπολογιστικό φύλλο αν θέλετε.

Πως να κρύψετε ή να εμφανίσετε δεδομένα

Επιπλέον αν θέλετε μπορείτε να κρύψετε δεδομένα. Μπορείτε να κρύψετε μια στήλη κάνοντας δεξί κλικ πάνω της και μετά επιλέξτε “απόκρυψη στήλης”. Αν θέλετε να την εμφανίσετε τότε πηγαίνετε στην κορυφή και βρείτε τα δυο βελάκια μεταξύ των γραμμών και πατήστε πάνω τους και τότε θα εμφανιστεί η κρυμμένη στήλη.

Αλλαγή χρωμάτων

Τα Google Sheets επίσης σας επιτρέπουν να αλλάξετε τα χρώματα των κελιών και των γραμμάτων μέσα στα κελιά έτσι ώστε να μπορείτε να τα διαβάζετε καλύτερα. 

Πάγωμα στηλών και σειρών

Ένα κοινό πρόβλημα που εμφανίζεται συχνά στα υπολογιστικά φύλλα είναι το εξής. Όταν σύρετε το υπολογιστικό φύλλο, οι τίτλοι των στηλών οι οποίες είναι στην πρώτη σειρά, εξαφανίζονται. Για να δείτε το τίτλο της στήλης στην οποία εργάζεστε πρέπει να πάτε πάνω και κάτω συνέχεια ή αριστερά και δεξιά αν έχετε κάποιο τιτλο στην σειρά και όχι στην στήλη.

Το πρόβλημα αυτό λύνεται, παγώνοντας τον τίτλο ο οποίος βρίσκεται στην πρώτη σειρά ή στην πρώτη στήλη. Όταν παγώσετε την πρώτη σειρά ή στήλη τότε είτε πάνω πάτε ή κάτω, ή αριστερά ή δεξιά η πρώτη στήλη/σειρά πάντα θα είναι ορατή έτσι ώστε να μπορείτε να βλέπετε τον τίτλο.

Εισαγωγή στηλων και σειρών

Πολλές φορές θα βρείτε τον εαυτό σας να χρειάζεται μια καινούργια στήλη ή σειρά μεταξύ 2 οι οποίες ήδη υπάρχουν και είναι ήδη γεμάτες με δεδομένα. Για να το κάνετε αυτό απλά κάντε δεξί κλικ πάνω σε μια σειρά ή στήλη και επιλέξτε “εισαγωγή” και μια καινούρια στήλη/ θα εισαχθεί στο υπολογιστικό φύλλο πάνω/κάτω ή δεξια/αριστερά ανάλογα με το που την χρειάζεστε.

Αλλαγή μεγέθους

Κάποτε χρειάζεται το μέγεθος ορισμένων στήλων να είναι μακρύτερο από άλλες. Για παράδειγμα σε ένα υπολογιστικό φύλλο στο οποίο βρίσκονται τα ονόματα πελατών, πρέπει να είναι μεγαλύτερα ορισμένα κελιά έτσι ώστε να μπορείτε να δείτε το πλήρες όνομα του πελάτη. Τα υπολογιστικά φύλλα του Google σας επιτρέπουν να το κάνετε πανεύκολα αυτό έτσι ώστε να μπορείτε να βλέπετε το πλήρες όνομα ή οτιδήποτε άλλο στοιχείο καταχωρήσετε.

Βασικές συναρτήσεις

Ίσως μια από τις πιο εξειδικευμένες και χρήσιμες λειτουργίες που έχουν τα Google Sheets είναι οι συναρτήσεις. Οι συναρτήσεις σας επιτρέπουν να αυτοματοποιήσετε υπολογισμούς σε ένα υπολογιστικό φύλλο και αν κάνετε αλλαγές στα δεδομένα να υπολογίζεται και να αλλάζει αυτόματα το αποτέλεσμα. 

Η χρήση των συναρτήσεων είναι αρκετά εύκολη. Απλά επιλέξτε από το κορυφαίο μενού τις τρεις τελείες και μετά το σύμβολο που μοιάζει με ελληνικό κεφαλαίο γράμμα σιγμα και θα βρείτε όλες τις συναρτήσεις εκεί έτσι ώστε να τις εισάγετε με ευκολία στο υπολογιστικό σας φύλλο.

Εισαγωγή δεδομένων από εξωτερικές πηγές

Αυτή η λειτουργία είναι μια λειτουργία την οποία δεν μπορείτε να βρείτε στο MIcrosoft Excel. Τα Google Sheets σας επιτρέπουν να συνδέσετε το λογισμικό τους με διάφορα API από εξωτερικές πηγές έτσι ώστε να εισάγετε τα δεδομένα και να τα αναλύσετε.

Εισαγωγή XML

Με αυτή την λειτουργία μπορείτε να εισάγετε δεδομένα από οποιαδήποτε ιστοσελίδα θέλετε και να τα αναλύσετε με την ησυχία σας.

Regexextract

Αυτή είναι μια λειτουργία η οποία σας επιτρέπει να απομονώσετε δεδομένα από μεγάλες λέξεις. Για παράδειγμα μπορείτε να βρείτε την διεύθυνση ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια παράγραφο ή τα URL διαφόρων ιστοσελίδων.

Συμβατοί τύποι αρχείων με τα Google Sheets

Οι πιο κάτω τύποι αρχείων είναι συμβατοί με τα Google Sheets.

.xls

.xlsx

.xlsm

.xlt

.xltx

.xltm

.ods

.csv

.txt

.tsv

.tab

Ασφάλεια πλατφορμας

Τα Google Sheets είναι σχετικά μια ασφαλές πλατφόρμα, αλλά υπάρχουν κάποια πράγματα τα οποία πρέπει να προσέξετε έτσι ώστε να είναι πιο ασφαλές. Ένα από αυτά είναι η ενεργοποίηση του μέτρου ασφαλείας 2FA.

Πως να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο στο Google Sheets 

Το πρώτο βήμα στην εκμάθηση της χρήσης των υπολογιστικών φύλλων του Google, είναι η δημιουργία ενός υπολογιστικού φύλλου. Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να το κάνετε αυτό, αλλά ο πιο εύκολος τρόπος είναι να το κάνετε μέσω της ιστοσελίδας του λογισμικού.

Μόλις επισκεφτείτε την ιστοσελίδα των Google Sheets, θα πρέπει να συνδεθείτε με τον λογαριασμό σας αν δεν είστε ήδη συνδεδεμένοι. Μόλις συνδεθείτε το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στην δημιουργία ενός καινούργιου υπολογιστικού φύλλου ή να επιλέξετε ένα πρότυπο.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα κενό υπολογιστικό φύλλο, ή να επιλέξετε ένα από τα πρότυπα από την βιβλιοθήκη που υπάρχει εκεί.

Το παράθυρο εργασίας Google Sheet

Το παράθυρο εργασίας των Google Sheet θα μοιάζει όπως την εικόνα πιο κάτω.

Μπορείτε να μετονομάσετε το υπολογιστικό σας φύλλο από την πάνω αριστερή γωνία. Στο πίνακα εργασίας υπάρχουν δυο μενού όπως μπορείτε να δείτε όπου υπάρχουν διάφορες λειτουργίες για τα υπολογιστικά φύλλα. Η μια από αυτά τα μενού είναι η γραμμή εργαλείων και θα περιγράψουμε μερικές από τις λειτουργίες της πιο κάτω.

Γραμμή εργαλείων

Πρώτα πρώτα θα πρέπει να εξοικειωθείτε με τα εικονίδια τα οποία βρίσκονται στην γραμμή εργαλείων έτσι ώστε να κερδίσετε χρόνο όταν εργάζεστε στην τροποποίηση των υπολογιστικών φύλλων σας. Θα περιγράψουμε τα πιο εικονίδια με την συχνότερη χρήση. 

  • Αναίρεση: Αντιπροσωπεύεται από ένα καμπυλωμένο βέλος προς τα αριστερά και σας βοηθάει να διορθώσετε οποιοδήποτε λάθος έχετε κάνει.
  • Επανάληψη: Αντιπροσωπεύεται από ένα καμπυλωμένο βέλος προς τα δεξιά και αν έχετε διαγράψει κάτι σας βοηθάει να το επαναφέρετε αμέσως.
  • Εκτυπωτής: Είναι η ταχύτερη μέθοδος με την οποία μπορείτε να εκτυπώσετε το υπολογιστικό σας φύλλο.
  • Εστίαση: Σας επιτρέπει να μεγεθύνεται το υπολογιστικό σας φύλλο.
  • Χρώμα γεμίσματος: Σας επιτρέπει να γεμίσετε οποιοδήποτε κελί θέλετε με οποιοδήποτε χρώμα.
  • Χρώμα κειμένου: Με αυτό μπορείτε να αλλάξετε τον χρωματισμό οποιουδήποτε γράμματος μέσα σε οποιοδήποτε κελί.

Υπάρχουν και διάφορα άλλα εικονίδια με αρκετές λειτουργίες τις οποίες μπορείτε να μάθετε αν πειραματιστείτε με αυτά.

Συνεργασία, επεξεργασία, σχόλια και κοινοποίηση

Τα υπολογιστικά φύλλα του Google σας επιτρέπουν να συνεργαστείτε με άλλα μέλη της ομάδας σας ή συνεργάτες σας από όπου και αν βρίσκεστε. Μπορείτε να κάνετε αλλαγές και να προσθέσετε σχόλια στα υπολογιστικά φύλλα στα οποία εργάζεστε σε πραγματικό χρόνο.

Μπορείτε να συνεργαστείτε ταυτόχρονα με 50 άτομα αλλά και να συνομιλήσετε ζωντανά σε πραγματικό χρόνο από το live chat της εφαρμογής έτσι ώστε να μπορείτε να λάβετε ή να δώσετε οδηγίες για τυχόν τροποποιήσεις του υπολογιστικού φύλλου.

Αν υπάρχουν κελιά τα οποία δεν θέλετε να τροποποιηθούν κατα λάθος ή για τον οποιοδήποτε άλλο λόγο, τότε μπορείτε πάρα πολύ εύκολα να τα προστατέψετε έτσι ώστε να μην μπορείτε κανένα από τα συνδεδεμένα άτομα να τα τροποποιήσει.

Αν θέλετε να αφήσετε οδηγίες για κάποια τροποποίηση σε κάποιο από τα άτομα τα οποία είναι συνδεδεμένα στο υπολογιστικό φύλλο, τότε μπορείτε να το κάνετε πάρα πολύ εύκολα απλά προσθέτοντας μια σημείωση σε ένα κελί στο οποίο πρόκειται να δουλέψει αυτό το άτομο.

Αν εργάζεστε σε ένα υπολογιστικό φύλλο, και θέλετε να κοινοποιήσετε τα δεδομένα σας σε ένα από τους συνεργάτες σας χωρίς να του επιτρέψετε να συνδεθεί στο υπολογιστικό σας φύλλο, τότε μπορείτε να το κάνετε και αυτό πάρα πολύ εύκολα. Μπορείτε να το κοινοποιήσετε σε αυτό το άτομο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μέσω ενός συνδέσμου. 

Πως να εισάγετε ένα υπολογιστικό φύλλο Microsoft Excel

Αν είστε καινούργιοι χρήστες των Google Sheets, το πιο πιθανό να έχετε ένα αρκετά μεγάλο αριθμό από αρχεία Microsoft Excel τα οποία χρειάζεστε και θα θέλατε να μεταφέρετε στα Google Sheets.

Αυτό μπορείτε να το κάνετε πάρα πολύ εύκολα μεταφορτόνωντας όλα σας τα αρχεία από το Microsoft Excel στο Google Sheets και το λογισμικό θα κάνει αυτόματα την μετατροπή. Παρόλο που δεν υποστηρίζει ορισμένες λειτουργίες που έχει το Microsoft Excel, η μετατροπή θα γίνει αρκετά καλά.

Για να το κάνετε αυτό απλά πατήστε το εικονίδιο το οποίο βρίσκεται στην πάνω δεξιά μεριά της οθόνης και μεταφορτώστε τα αρχεία Microsoft Excel.

Πως να συγχωνεύσετε κελιά στο Google Sheets

Η συγχώνευση κελιών είναι μια από τις πιο βασικές λειτουργίες που μπορείτε να βρείτε στα υπολογιστικά φύλλα του Google. Η συγχώνευση είναι πάρα πολύ εύκολο να γίνει. Απλά επιλέξτε δύο κελιά ή περισσότερα και επιλέξτε την συγχώνευση από το δεύτερο μενού.

Χρήση των Google Sheets χωρίς σύνδεση στο διαδίκτυο

Ένα από τα πιο τρομακτικά σενάρια στην χρήση λογισμικών τα οποία φιλοξενούνται στο cloud, είναι η απώλεια της σύνδεσης με το διαδίκτυο. Τα Google Sheets παρόλα αυτά σας επιτρέπουν να έχετε πρόσβαση στα αρχεία σας έτσι ώστε να μπορείτε να τα τροποποιήσετε ακόμη και χωρίς σύνδεση στο διαδίκτυο.

Μετάφραση με Google Translate

Μπορείτε πανεύκολα να μεταφράσετε το υπολογιστικό σας φύλλο με την χρήση του Google Translate έτσι ώστε αν χρειαστεί να το μοιραστείτε με ένα συνάδελφο σας ο οποίος μιλάει άλλη γλώσσα θα μπορεί να το καταλάβει καλύτερα.

Πρόσφατες αλλαγές 

Όταν συνεργάζεστε με άλλα άτομα τα οποία κάνουν αλλαγές στα υπολογιστικά φύλλα, τοτε είναι αρκετά δύσκολο να καταγράψετε αν όχι αδύνατο να καταγράψετε όλες τις μικρές αλλαγές που κάνετε εσείς ή οι άλλοι. 

Ευτυχώς τα υπολογιστικά φύλλα έχουν μια λειτουργία η οποία παρακολουθεί και καταγράφει όλες τις αλλαγές που γίνονται σε ένα υπολογιστικό φύλλο και τις κατηγοριοποιεί όλες έτσι ώστε να μπορείτε με ένα απλό κλικ να επαναφέρετε το υπολογιστικό φύλλο σε μια προηγούμενη έκδοση. 

Διαγραφή διπλότυπων 

Αν έχετε αρχεία τα οποία έχουν επαναλαμβανόμενα δεδομένα, και θέλετε να τα διαγράψετε, τότε μπορείτε να το κάνετε πάρα πολύ εύκολα. Απλά πατήστε την επιλογή “δεδομένα” στο δεύτερο μενού και επιλέξτε “διαγραφή διπλότυπων”.

Πως να φιλτράρετε δεδομένα

Αν θέλετε να δείτε όλα τα δεδομένα σε μια στήλη τα οποία πληρούν ορισμένα κριτήρια, τότε θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε φίλτρο. 

Τα φίλτρα σας επιτρέπουν να επιλέξετε ορισμένα κριτήρια και μετά να φιλτράρετε τα δεδομένα με αυτά έτσι ώστε να μπορέσετε να βρείτε όλα όσα θέλετε γρήγορα και εύκολα.

Για να δημιουργήσετε ένα φίλτρο απλά πατήστε το κουμπί “δεδομένα” στο δεύτερο μενού, και μετά επιλέξτε δημιουργία φίλτρου.

Εισαγωγή έξτρα στηλών και γραμμών

Αν φτάσατε στο τέλος του υπολογιστικού φύλλου και δεν υπάρχει άλλο κελί για να καταχωρήσετε δεδομένα, τότε πολύ απλά μπορείτε να προσθέσετε και άλλα. Ένα υπολογιστικό φύλλο έχει αρχικά 1000 γραμμές, αλλά μπορούν να προστεθούν μέχρι και 50 χιλιάδες γραμμές. 

Πως να δημιουργήσετε γραφήματα στα Google Sheets

Η δημιουργία γραφημάτων με βάση τα δεδομένα τα οποία βρίσκονται σε ένα υπολογιστικό φύλλο είναι μια πάρα πολύ εύκολη εργασία στα Google Sheets. Υπάρχει και μια μεγάλη γκάμα από γραφήματα διαφόρων τύπων έτσι ώστε να μπορείτε να επιλέξετε το κατάλληλο για την παρουσίαση σας.

Όταν έχετε ήδη καταχωρημένα τα δεδομένα στα υπολογιστικά φύλλα, απλά επιλέξτε τα κελιά με τα δεδομένα τα οποία θέλετε να συμπεριλάβετε στο γράφημα και μετά πλοηγηθείτε στο πάνω μενού και επιλέξτε “εισαγωγή” και μετά “γράφημα.

Κρυπτογράφηση δεδομένων

Τα υπολογιστικά φύλλα είναι αρκετά ασφαλές και η πλατφόρμα κρυπτογραφεί όλα σας τα δεδομένα έτσι ώστε να μείνουν ασφαλές από χάκερς. Η κρυπτογράφηση είναι ένα κύριο μέρος του κώδικα με βάση το οποίο είναι προγραμματισμένα όλα τα λογισμικά του Google έτσι ώστε να διασφαλίσει την ασφάλεια όλων των δεδομένων που περιέχονται σε αυτά.

Σε τελικές γραμμές…

Τα Google Sheets είναι μια πάρα πολύ καλή εφαρμογή την οποία χρησιμοποιώ εγώ για διάφορους σκοπούς και με ικανοποιεί μια χαρά. Λυπάμαι Microsoft αλλά για μένα τα Google Sheets είναι μια καλύτερη επιλογή.