Παρόλο που ο περισσότερος κόσμος γνωρίζει και χρησιμοποιεί το Google σαν μηχανή αναζήτησης για να βρεί πληροφορίες στο διαδίκτυο, το Google έχει δημιουργήσει μια πληθώρα από άλλες υπηρεσίες ή “εφαρμογές” τις οποίες πολλές φορες τις διαθέτει δωρεάν για να βοηθήσει τους χρήστες ηλεκτρονικών υπολογιστών να διεκπαιρεώσουν διάφορες εργασίες.

Παρέχοντας αυτές τις δωρεάν εφαρμογές ενθαρρύνει περισσότερο κόσμο να ασχοληθεί με τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές και να εξοικειωθεί με διάφορα προγράμματα και εφαρμογές που αν δεν τα βρει δωρεάν πολύ πιθανό να μην ασχοληθεί ποτέ με αυτά. 

Οι περισσότεροι χρήστες διαφόρων λογισμικών ακόμη χρησιμοποιούν τους προσωπικούς ηλεκτρονικούς υπολογιστές τους για να δημιουργούν και να αποθηκεύουν διάφορα αρχεία που δημιουργούν. Οι εφαρμογές του Google είναι συνήθως λογισμικό το οποίο φιλοξενείται στους server του Google και είναι προσβάσιμο από το διαδίκτυο, με παρόμοιο τρόπο όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Το Google με αυτή την στρατηγική σπρώχνει τους χρήστες να “μετακομίσουν” από τα λογισμικά τα οποία είναι εγκατεστημένα στους ηλεκτρονικούς τους υπολογιστές στα λογισμικά τα οποία είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο, γνωστό σαν ‘cloud computing’.

Το Cloud computing είναι ένα μοντέλο όπου οι χρήστες των ηλεκτρονικών υπολογιστών πραγματοποιούν τις εργασίες τους σε εφαρμογές οι οποίες φιλοξενούνται στο διαδίκτυο αντί στον ηλεκτρονικό τους υπολογιστή. Καθώς το ίντερνετ είναι πλέον διαθέσιμο σε όλους σε πολύ χαμηλή τιμή, εφαρμογές τέτοιου είδους έγιναν πάρα πολύ δημοφιλές. Μια από αυτές τις εφαρμογές είναι και τα Εγγραφα Google (Google Docs).

Τα Έγγραφα Google είναι ο δωρεάν επεξεργαστής κειμένου που αναπτύχθηκε από το Google. Δουλεύει online αλλά και offline, και μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά μέσω του περιηγητή σας ή μέσω εφαρμογής για την συσκευή σας. Το λογισμικό είναι πάρα πολύ απλά φτιαγμένο και μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε δωρεάν αν έχετε ένα λογαριασμό Google. Σε αυτό το άρθρο θα εξηγήσουμε τι μπορείτε να κάνετε με αυτό στην επαγγελματική ή και προσωπική σας ζωή, αλλά  και τις διάφορες λειτουργίες που έχει το λογισμικό.

Ιστορία των Εγγράφων Google

Τα Google Docs προέρχονται από δύο διαφορετικά προϊόντα. Το Writely και το XL2Web. Το Writely ήταν ένας κειμενογράφος ο οποίος ήταν διαθέσιμος διαδικτυακά και δημιουργήθηκε από την εταιρεία λογισμικού Upstartle το 2015. Ξεκίνησε σαν πείραμα από τους προγραμματιστές 

Sam Schillace, Steve Newman και Claudia Carpenter, οι οποίοι ήθελαν τότε να δοκιμάσουν την καινούργια τεχνολογία Ajax.

Το Μάρτιο του 2006, Google ανακοίνωσε ότι εξαγόρασε την εταιρεία Upstartle, και τον Ιούλιο του 2009 ξεκίνησε τις δοκιμές της εφαρμογής Google Docs. Τον Μάρτιο του 2010, το Google εξαγόρασε την εταιρεία DocVerse, μια εταιρεία που παρείχε λογισμικό για συνεργασία στην δημιουργία εγγράφων μέσω διαδικτύου. Η DocVerse επέτρεπε σε πολλαπλούς χρήστες να συνεργάζονται για την δημιουργία εγγράφων στο λογισμικό Microsoft Word documents, και στα υπόλοιπα λογισμικά της MIcrosoft όπως Excel και PowerPoint.

Οι προγραμματιστές του Google βελτίωσαν το λογισμικό της DocVerse και έκαναν διαθέσιμη στο κοινό την βελτιωμένη έκδοση τον Απρίλιο του 2010. Τον Ιούνιο του 2012, το Google εξαγόρασε το Quickoffice, μια δωρεάν σουίτα λογισμικού παρόμοια με το Microsoft Office που ήταν διαθέσιμη για κινητές συσκευές. 

Τον Οκτώβριο του 2012 όλα τα προϊόντα μετονομάστηκαν σε Google Docs και παράλληλα δημιουργήθηκαν πρόσθετα για το Chrome τα οποία προσέφεραν συντομεύσεις προς την εφαρμογή Google Docs μέσω του περιηγητή Chrome. Τον Φεβρουάριο του 2019 το Google ανακοίνωσε ότι τα Έγγραφα Google λειτουργούν πλέον με τεχνητή νοημοσύνη η οποία διορθώνει ορθογραφικά λάθη και όχι μόνο.

Διαθεσιμότητα σε πλατφόρμες

Τα έγγραφα Google είναι διαθέσιμα σε περιηγητές όπως Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Microsoft Edge, και Apple Safari. Οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στην εφαρμογή μέσω του Google Drive ή της σελίδας αφιερωμένης στα Έγγραφα Google την οποία μπορείτε να βρείτε εδώ https://www.google.com/intl/el/docs/about/. Τα Έγγραφα Google είναι διαθέσιμα σαν εφαρμογή για κινητές συσκευές Android και iOS.

Google Docs εναντίον Microsoft Word

Ας μην ξεχάσουμε το Microsoft Word. Το Microsoft Word είναι πολύ πιο δημοφιλές από τα Έγγραφα Google, και είναι διαθέσιμο στο κοινό από πολύ πιο παλιά. Εκατομμύρια ιδιώτες και εταιρείες ανά τον κόσμο ακόμη πληρώνουν για να χρησιμοποιούν το Microsoft Word.

Πως συγκρίνονται τα  Έγγραφα Google και το Microsoft Word; Για παράδειγμα Έγγραφα Google είναι εντελώς δωρεάν και μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά με την δημιουργία ενός δωρεαν λογαριασμού Google, ενώ το Microsoft Word είναι μέρος της σουίτας γραφείου της Microsoft το οποίο περιλαμβάνει επίσης το PowerPoint, Excel, Outlook και κοστίζουν περίπου 70 ευρώ τον χρόνο. Δεν θα συγκρίνουμε τώρα σε αυτό το άρθρο τις υπόλοιπες διαφορές των δύο λογισμικών παρά μόνο την τιμή.

Πλεονεκτήματα της χρήσης των Εγγράφων Google

Αρκετός κόσμος μπορεί να πιστεύει ότι δεν είναι καλό λογισμικό λόγω του ότι είναι δωρεάν και είναι σχετικά καινούργιο στον χώρο σε σύγκριση με το Microsoft Word. Τα Έγγραφα Google μπορεί να είναι για ορισμένους πολύ βολικότερα και σίγουρα οικονομικότερα λόγω του ότι είναι δωρεάν. Ας δούμε μερικά πλεονεκτήματα των Εγγράφων Google.

Εξατομικευμένη εμπειρία χρήστη

Ένα μεγάλο πλεονέκτημα των Εγγράφων Google είναι ότι μπορείτε να τα αναβαθμίσετε με πρόσθετα και να επεκτείνετε τις λειτουργίες τους. Υπάρχει μια μεγάλη λίστα προσθέτων τα οποία μπορείτε να προσθέσετε και να εξατομικεύσετε τις λειτουργίες του λογισμικού. Μπορείτε να προσθέσετε διαγράμματα, πίνακες, ηλεκτρονικές υπογραφές και μια πληθώρα από άλλα πρόσθετα.

Όλα βρίσκονται στο διαδίκτυο

Όλα τα έγγραφα σας βρίσκονται στο διαδίκτυο στην πλατφόρμα του Google, που σημαίνει δεν θα γεμίσετε τον ηλεκτρονικό σας υπολογιστή με έγγραφα αλλά και ούτε θα φοβάστε ότι θα χαθούν. Επίσης μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά από οποιοδήποτε υπολογιστή επιθυμείτε ή από την κινητή σας συσκευή. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν για παράδειγμα βρίσκεστε σε κίνηση και πρέπει να γράψετε ή να τροποποιήσετε ένα έγγραφό. Ή μπορεί ακόμη και να είστε στην παραλία και να γράφετε άρθρα αν θέλετε.

Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά ακόμη και όταν είστε offline

Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά ακόμη και όταν είστε εκτός σύνδεσης. Μπορείτε να δείτε πιο πάνω τι πρέπει να πατήσετε για να το κάνετε διαθέσιμο εκτός σύνδεσης. Με αυτό τον τρόπο μπορείτε να συνεχίσετε το γράψιμο ή την τροποποίηση ενός εγγράφου ακόμη και όταν δεν είστε συνδεδεμένοι στο διαδίκτυο. Μόλις συνδεθεί η εφαρμογή στο διαδίκτυο θα συγχρονιστεί και θα φυλαχτεί αυτόματα στην πλατφόρμα του Google.

Αυτόματη φύλαξη της εργασίας σας 

Πλέον δεν θα χάνετε την δουλειά σας σε περίπτωση που κλείσει ο ηλεκτρονικός σας υπολογιστής για τον οποιοδήποτε λόγο. Μόλις τελειώσετε το γράψιμο μιας λέξης αποθηκεύεται αυτόματα χωρίς να πατήσετε κανένα κουμπί έτσι ώστε να μην χάνετε την εργασία και τον κόπο σας. Επίσης δεν υπάρχει κουμπί για να φυλάξετε την εργασία σας γι αυτό μην το ψάχνετε. Η φύλαξη της εργασίας σας γίνεται αυτόματα.

Συνεργασία σε πραγματικό χρόνο

Όπως βλέπετε στην παραπάνω εικόνα μπορείτε να προσκαλέσετε όποιον θέλετε για να βλέπει πως γράφεται ένα άρθρο σε πραγματικό χρόνο ή να συνεργαστεί μαζί σας στην συγγραφή του εγγράφου. Αυτή είναι μια σπουδαία λειτουργία για ομάδες οι οποίες γράφουν άρθρα μαζί, για παράδειγμα ομάδες δημοσιογράφων. Επισης μπορούν να προσθέσουν σχόλια ή να τροποποιήσουν αυτά που γράφετε σε πραγματικό χρόνο αν τους δώσετε την άδεια όταν τους προσκαλέσετε.

Προσχεδιασμένα πρότυπα Εγγράφων Google

Για να σας γλιτώσουν από αρκετό κόπο, τα Έγγραφα Google σας παρέχουν με μια αξιόλογη συλλογή από προσχεδιασμένα πρότυπα τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άμεσα. Υπάρχουν πρότυπα τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για διάφορους σκοπούς όπως είναι ή μπορείτε να τα τροποποιήσετε όπως εσείς θέλετε.

Εξερευνήστε τα άρθρα σας και το διαδίκτυο με την λειτουργία “Εξερεύνηση”

Η λειτουργία “Εξερεύνηση” των Εγγράφων Google, βασίζεται πάνω στην τεχνητή νοημοσύνη για να λειτουργεί γρήγορα και να βρίσκει τις λέξεις ή τα θέματα για τα οποία αναζητάτε πληροφορίες που αναζητάτε γρήγορα και εύκολα. Το σχετικό περιεχόμενο μπορεί να περιλαμβάνει εικόνες, άρθρα από το διαδίκτυο ή ακομη και αρχεία από το Google Drive σας.

Ασφάλεια δεδομένων

Μπορείτε να αποκρύψετε εμπιστευτικές πληροφορίες οι οποίες μπορεί να βρίσκονται σε ένα έγγραφο με την χρήση του πρόσθετου DocSecrets. Μπορείτε να επικαλύψετε διάφορες πληροφορίες με την χρήση του πιο πάνω πρόσθετου οι οποίες κρυπτογραφούνται και μπορούν να αποκρυπτογραφηθούν μόνο από τον κάτοχο της λέξης κλειδί

Ενσωματώστε υπολογιστικά φύλλα (Google Sheets) στα Έγγραφα Google

Οι προγραμματιστές του Google, έχουν καταλάβει ότι μπορεί να προκύψουν προβλήματα από κάποιες αλλαγές οι οποίες μπορεί να γίνουν σε ένα υπολογιστικό φύλλο, κάτι το οποίο θα αναγκάσει τους χρήστες να ανοίγουν και τις 2 εφαρμογές συνέχεια έτσι ώστε να επιβεβαιώσουν ότι όλα είναι σωστά. 

Για αποφυγή τέτοιων προβλημάτων, οι προγραμματιστές προγραμμάτισαν και τις 2 εφαρμογές έτσι ώστε να συγχρονίζονται μεταξύ τους, αν ενσωματώσετε υπολογιστικά φύλλα στα Έγγραφα Google.

Βλέποντας την παραπάνω εικόνα μπορείτε να καταλάβετε πόσο εύκολο είναι να ενσωματώσετε ένα υπολογιστικό φύλλο. Όταν ενσωματώσετε το υπολογιστικό φύλλο, και μετά το τροποποιήσετε, μπορείτε πολύ εύκολα να το συγχρονίσετε με το πάτημα ενός κουμπιού.

Φωνητική Πληκτρολόγηση στα ελληνικά (speech to text in greek)

Αν πατήσετε την επιλογή “φωνητική πληκτρολόγηση” θα εμφανιστεί το μικρόφωνο που βλέπετε στην πάνω αριστερή μεριά της εικόνας. Το Google έχει επενδύσει αρκετά χρήματα σε αυτή την τεχνολογία τα τελευταία χρόνια και μπορώ να πω ότι έκαναν αρκετά καλή δουλειά. Αν χρησιμοποιείτε ενα μικρόφωνο θα είναι ακόμη πιο ακριβής η φωνητική πληκτρολόγηση. Αν γράφετε άρθρα σε ξένες γλώσσες η φωνητική πληκτρολόγηση είναι επίσης διαθέσιμη σε αρκετές γλώσσες εκτός από τα αγγλικά και τα ελληνικά και μάλιστα μπορεί να καταλαβαίνει και διάφορες προφορές.

Σε τελικές γραμμές…

Ελπίζω να σας βοήθησα να γνωρίσετε λίγο τα Έγγραφα Google σε περίπτωση που δεν γνωρίζατε τι δυνατότητες έχουν και τι μπορείτε να κάνετε με αυτά. Τα Έγγραφα Google μπορούν να κάνουν την ζωή σας πάρα πολύ πιο εύκολη με τις διάφορες λειτουργίες τους και την απλότητα που είναι σχεδιασμένο το λογισμικό.

Γραμμένο με πληροφορίες από...